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Comment ne pas perdre son temps avec les mails, téléphone et réseaux sociaux

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Ces techniques font partie intégrante de la communication d’une entreprise. Or pour beaucoup de TPE, l’e-mail et les réseaux sociaux représentent une perte de temps énorme ! Je vous invite déjà à lire cet article sur la bonne gestion des e-mails.

Si vous avez des employés, il faut clairement mettre en place des règles et un minimum de contrôle. Nous allons voir ici quelques règles simples pour que ces outils soient à notre service, et non l’inverse !

Une des clés : paramétrer ! Oui c’est fastidieux, mais vous allez ensuite gagner un temps précieux.

Les mails

Si vous utilisez un logiciel de messagerie, paramétrez-le pour ne pas vous notifier les mails entrants ! Si… A moins que votre travail ne l’exige vraiment (c’est à dire les activités ou postes avec des urgences techniques, médicales, un SAV qui doit être réactif…).

Si vous regardez vos mails sur un navigateur (webmail), ne laissez pas la fenêtre ouverte.

Allez voir vos e-mails seulement quand VOUS le choisissez, pour ne pas être gêné votre travail. Evaluez clairement la durée à ne pas dépasser, sous peine de louper un e-mail important. Passer toutes les 2-3 H est souvent largement suffisant !

Ensuite, faîtes les priorités :

  • prenez 3 secondes pour vous demander si c’est vraiment le moment de répondre à ce mail. Vous vous rendrez compte souvent que ce n’est pas le cas (vous êtes énervé, pressé, vous risquez d’être juste ensuite pour tenir des délais, etc…)
  • si le mail demande une réponse soignée (par exemple, un litige client), ne répondez pas à chaud, sauf urgence absolue. Attendez d’être vraiment disponible ou calme, d’avoir réfléchi, pour pouvoir y répondre au mieux

Donc au lieu de passer en coup de vent pour voir 1 mail de ci de là, traitez les mails par lots, au moment le plus adapté pour vous. Vous serez beaucoup plus efficace, en moins de temps.

Pour finir : classez ! Et surtout, ne supprimez pas un mail lu, alors qu’il demande réponse, en vous disant « je m’en souviendrai » : maaiiissss bien sûr !

Le portable

Probablement le pire ennemi actuel de la productivité ! Et de la sérénité, au passage…

Déjà, avoir seulement un portable pour une activité professionnelle qui n’est pas mobile, n’est pas une bonne idée en soi. Le son n’est pas de qualité et les ondes sont nocives pour la santé. Utilisez de préférence une ligne fixe : vous y gagnerez en confort, et vos correspondants aussi. Mais c’est aussi une façon simple de s’obliger à gérer les appels plus efficacement, en se laissant des zones de liberté (par exemple, pour aller à la banque ou à la Poste).

Ensuite, sachez faire la part des choses… La plupart des activités ne demandent absolument pas à répondre à TOUS les appels. Sachez faire respecter votre temps de travail ! C’est aussi ça, la communication. Répondre en faisant autre chose, en étant stressé, pressé, énervé, ne mènera pas à grand chose.

Il existe un truc incroyable et tout nouveau, qui s’appelle… un répondeur. N’ayez pas peur de l’utiliser pour ne pas être dérangé : vos contacts comprennent parfaitement que vous pouvez être en RV, sur la route, etc… Vous n’avez pas à être disponible sans arrêt, sauf activité spécifique.

Et surtout : paramétrez votre mobile pour qu’il n’efface pas les mails lus sur le serveur ! La gestion des mails sur le portable est souvent catastrophique. On croit avoir répondu, et non. On oublie, on supprime par inadvertance, on n’a pas classé au bon endroit… Quand on ne répond pas de travers, de façon bâclée, avec un langage SMS à peine compréhensible, compressé et ballotté dans un bus. 

Alors si votre activité ne le nécessite pas, laissez vos mails pour une consultation sur PC autant que possible. Vous serez bien plus disponible et professionnel dans leur traitement. Et bien sûr, paramétrez les mails pour ne pas être dérangé non plus à chaque entrée. Horripilant et totalement improductif !

Les réseaux sociaux

Chronophages par nature, vous vous êtes certainement laissés happer par un fil d’actualité Facebook… S’il y en a bien un dont il faut se méfier, c’est lui. Vous passez voir 2 mn pour vous détendre, et vous restez scotché devant le chien qu’il est mignon, la blague sympa, un article intéressant… et 1/2 H après vous y êtes toujours.

Ici encore, c’est vous le patron !

  • prenez le temps de hiérarchiser pour voir ceux qui sont les plus importants pour vous, et sur lesquels vous devrez passer plus fréquemment
  • paramétrez les notifications correctement, pour être prévenu seulement de ce qui est utile. Par exemple, une réponse ou un RT sur Twitter, pour pouvoir répondre ou remercier. Idem sur Scoop It

Globalement, sélectionnez seulement les notifications de réponse ou partage de vos publications.

Pour le reste, si vous y pensez, vous verrez que vous n’avez en général pas besoin de notifications ! A part les messages privés de votre page Facebook éventuellement, ou Twitter s’il est vraiment important pour votre activité (par exemple dans l’e-commerce). Sinon vous irez voir chaque réseau social seulement quand ce sera approprié pour votre activité.

Alors réfléchissez un court moment pour paramétrer selon VOS besoins, votre activité. Vous y gagnerez beaucoup ensuite !

Pour résumer :

  • fermez les fenêtres Facebook et Cie sur ordinateur (si, on arrive à survivre, je vous assure…)
  • désactivez les notifications sur portable, sauf nécessité absolue (les oublis et réponse en vrac sont terribles chez les TPE…). « Ok je t’envoie le truc en rentrant » ! Et vous attendez encore… Car une fois lue, la notification est souvent masquée. Donc sans avoir noté (ce qui est souvent impossible en mode nomade), terminé, c’est oublié
  • fixez-vous une fréquence de passage / publication raisonnable pour chaque outil. D’où l’utilité d’un calendrier éditorial, pour éviter les débordements. Si Twitter peut demander plusieurs passages par jour, votre page Facebook peut se contenter de beaucoup moins (voir cet article)
  • soyez présent quand vos cibles commerciales le sont : ne perdez pas votre temps en dehors de ces horaires, par curiosité. En général, je ne regarde pas les réseaux sociaux de tout le week-end, parce que je suis en BtoB (aucun mort, pas de blessés depuis 2009, rien !)
  • fixez-vous un temps maximum sur les réseaux sociaux : par exemple, même avec mon métier, je m’impose 1/2 H maximum le matin pour faire le tour des réseaux sociaux. J’y retournerai dans la journée seulement si j’ai le temps entre 2 tâches, ou si j’en ai besoin (attente d’une réponse, recherche d’article spécifique pour rédiger…)

Il suffit en réalité d’un peu d’organisation au départ et de paramétrage, pour considérablement s’arranger la vie, être bien plus productif… et zen !

Malgré mon activité dans la communication, je peux très bien ne pas aller sur Facebook de la journée. Si… Je regarde souvent mes mails seulement au bout de 2-3 H, surtout si je suis en mode rédaction. Je filtre tous les appels pour ne plus être dérangée par de la prospection : j’ai fait le calcul, c’était minimum 1H par semaine de temps gaspillé pour dire non, et re non, etc…

Bref, arrêtez de vous polluer la vie avec ces outils ! Ils à votre service, non l’inverse.

Allez, juste pour le plaisir :

Sandra PEREZ – Harmony Com
Spécialiste en communication pour TPE

 

Harmony Com
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Sortie d'une école de commerce (marketing et gestion), après quelques expériences commerciales, je suis tombée dans le web dès 99. Webmaster freelance dès 2004, j'étais déjà spécialisée TPE ! Avec le web 2.0, j'ai repris une activité plus conforme à mes compétences : la communication pour TPE. Ma philosophie : du sur mesure qui va à l'essentiel ! Conseil / accompagnement - Rédaction commerciale - Social média - Print / logo
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