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La communication interne pour les TPE

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Un fidèle abonné souhaitait que j’aborde la communication interne. Etant spécialisée TPE, je n’ai pas traité ce sujet jusque là. Car la communication interne se résume en général à « Eh Marcel, arrive, on fait un brief » !

Ce sont souvent des indépendants ou des entreprises avec seulement 2 à 5 salariés. La communication est facile parce que tout le monde travaille généralement au même endroit. Les informations sont vite partagées, et tout le monde se tient au courant sans problème autour de la machine à café.

La communication interne, quel intérêt pour une TPE ?

Certaines TPE comptent davantage de salariés, des itinérants ou plusieurs locaux (des bureaux distants, un bureau et un entrepôt ailleurs…). Il est alors utile de mettre en place certains éléments de communication interne pour :

  • fédérer
  • s’assurer que tout le monde va bien dans la même direction
  • faciliter l’échange d’informations

La communication interne peut créer une réelle dynamique et considérablement renforcer le sentiment d’appartenance.

Par exemple, j’ai fait mon mémoire sur la culture d’entreprise américaine. Car j’avais été marquée par mon stage en Angleterre chez UPS (livraison de petits colis). Leur démarche était très novatrice pour l’époque, et bien différente de ce qui se pratiquait en France. Les employés étaient vraiment fiers d’appartenir à cette entreprise et avaient une réelle motivation pour son succès. Les règles étaient strictes, mais claires. Et tout ceci induisait une qualité de service alors assez unique, et un esprit innovant de manière générale.

Voilà pourquoi à la toute petite échelle d’une TPE, la communication interne peut aussi avoir un impact conséquent sur son succès.

Combien d’entreprises ont échoué à cause d’informations non transmises à temps, ou d’un manque de cohésion / motivation ?

communication interne

Le livret de l’employé ou la charte

Tout commence à l’embauche. Il est vraiment utile de produire un document (même modeste) à faire signer par les nouvelles recrues.

Ce document permet :

  • d’instaurer des règles, un cadre
  • de bien présenter l’entreprise au nouvel arrivant, et de lui faire de suite partager ses valeurs, sa philosophie
  • d’engager le nouvel employé, qui va mémoriser bien mieux ces règles et l’esprit de l’entreprise (il sera plus à même de les respecter : il a signé)
  • de fédérer le personnel autour d’une identité et d’objectifs définis

communicationCe petit document peut présenter :

  • l’histoire de l’entreprise
  • les objectifs à court, moyen et long terme
  • ses valeurs, sa philosophie
  • des règles de sécurité, d’habillement, de bonne conduite…

Cette modeste communication est très utile pour instaurer de suite un lien, et s’assurer que tout le monde va dans la même direction. C’est aussi un cadre sécurisant pour l’employé. Car bien souvent les TPE manquent de structure, ce qui se ressent dans l’identité de l’entreprise et le sentiment d’appartenance parfois très faible.

Les fiches utiles aux employés : qu’il s’agisse d’utiliser la photocopieuse, le téléphone ou d’horaires à respecter (livraison, réunion mensuelle…), il est utile de mettre très vite en place des fiches imprimées pour chaque poste pertinent. Elles feront gagner du temps et éviteront certains problèmes techniques ou malentendus.

Les réunions

L’outil basique mais capital, qui passe souvent à la trappe chez les TPE ou est mal géré. Rapidement, chacun travaille dans son coin, les informations circulent mal, la motivation diminue, les objectifs deviennent flous…

Les réunions ont une réelle utilité si elles sont bien réalisées. Surtout s’il y a plusieurs locaux, des employés itinérants ou travaillant à distance partiellement.

Les réunions permettent :

  • de regrouper tout le personnel de l’entreprise
  • de faciliter l’échange
  • de partager l’actualité de l’entreprise
  • de s’assurer que tout le monde poursuit bien les mêmes objectifs
  • de réajuster ce qui pose problème de façon conviviale (enfin normalement !)
  • de trouver des solutions et idées par émulation, notamment avec un brainstorming

communiquer

Une réunion réussie doit être :

  • prévue suffisamment à l’avance, ou récurrente à date fixe
  • avec un ordre du jour, à respecter, et une durée
  • avec une partie plus libre pour aborder les problèmes, questions ou idées des participants
  • avec une fréquence vraiment utile pour l’entreprise, qui n’entraîne pas de lassitude
  • cadrée sur la participation et le déroulement : qui peut parler à quel moment, comment prendre la parole, sur quel sujet

Il vaut mieux s’assurer aussi que tout le monde a « eu le mot » concernant la réunion prévue.

Il est préférable de régler les sujets spécifiques à certains employés lors de réunions à part, pour ne pas déborder du cadre et ennuyer tous les autres. Celui qui dirige la réunion doit faire preuve d’autorité et savoir reporter à plus tard certaines questions, sans les oublier ni les laisser de côté. Si les employés ne se sentent pas écoutés, rapidement, ils ne participeront plus, voire n’écouteront plus…

La hiérarchie doit être respectée : un sujet est d’abord débattu avec le supérieur direct (s’il existe), avec d’être présenté devant tout le monde, avec son accord. Les litiges devraient être traités entre les personnes concernées uniquement. La réunion ne doit pas devenir une séance de doléances ou d’agressions.

Dans un esprit de convivialité, ces réunions ne sont pas forcément formelles dans une TPE. Pour éviter la lassitude, privilégier une ambiance détendue, par exemple autour d’un café / croissants ou d’un goûter.

Eviter d’organiser une réunion :

  • quand les employés sont débordés : ils ne seront pas vraiment réceptifs
  • en toute fin de semaine ou journée, quand ils sont fatigués voire énervés
  • à la première heure le lundi, quand beaucoup d’employés ne sont pas encore vraiment « dans le bain », ou n’ont pas eu le temps de voir s’il y avait des problèmes urgents à traiter

Il est important que tout le monde se retrouve au moins une fois par mois. Sinon un employé peut vite se sentir exclu de l’entreprise et démotivé, s’il est tenu à l’écart et jugé comme « non pertinent » pour les réunions. Une secrétaire ou un ouvrier n’ont pas à en être écartés systématiquement. Ces employés sont une source précieuse d’informations et parfois, d’idées porteuses. Inversement, il ne faut pas les forcer à assister à des réunions qui ne les concernent pas et leur ferait juste perdre du temps.

Comme toujours, c’est un juste milieu à trouver pour que les réunions restent une source de proposition, d’échange, enrichissantes. Et si possible, plaisantes ! Si l’on peut y introduire un peu de détente ou d’originalité (au moins de temps à autre, pour casser la routine), ce sera un « plus » pour maintenir la cohésion des employés et leur motivation. Ils doivent pouvoir soumettre des idées et des sujets de réunions dans cet esprit. 

En cas d’absence d’un ou plusieurs employés, il est préférable que quelqu’un prenne des notes et établisse un compte rendu de la réunion (de manière écrite ou orale). Aucun employé ne doit être écarté, à partir du moment où la réunion concerne son travail, ou l’entreprise de manière générale.

Les outils collaboratifs

A l’heure du web 2.0, les outils virtuels ne doivent pas remplacer les « vraies » réunions. Sauf lorsque la distance sépare plusieurs locaux. Ils sont en revanche très utiles s’ils sont bien gérés, pour produire un travail collectif efficace et éviter les déplacements inutiles.

Il est important de définir quels documents ou outils sont partagés, par qui, et de les sécuriser. Des outils virtuels comme les hangouts de Google doivent être encadrés, comme une véritable réunion. Les documents mis dans le « cloud » (pour être partagés) seront organisés et sécurisés.

communication interne

Les e-mails doivent être encadrés et faire l’objet d’une formation au besoin, pour ne pas devenir source de distraction, voire de problèmes externes. On établit des règles, principalement pour :

  • faciliter les échanges (notamment en conservant une certaine forme de politesse et de respect)
  • gagner en efficacité et éviter de perdre du temps
  • éviter les e-mails perdus ou oubliés

Un réseau intranet est exceptionnel chez les TPE. Il sera principalement utile à des locaux séparés par une certaine distance, et qui doivent échanger ou collaborer sur des projets de façon récurrente.

Les webconférences (par exemple avec Skype) permettent de conserver le lien avec des télétravailleurs, du personnel itinérant ou des employés d’autres locaux. Il est important de les préparer en définissant un sujet, une durée, et qui va intervenir. Il peut s’agir d’un échange plutôt informel et imprévu entre 2 personnes qui collaborent, ou d’une réunion mensuelle entre 2 bureaux de l’entreprise. Elles sont très utiles pour remplacer les réunions physiques et garder le lien entre les divers locaux / employés.

Vous trouverez ici 10 outils utiles pour faciliter la communication interne, même pour une TPE.

Autres outils

La « boîte à idées » ne peut pas vraiment exister dans une TPE, car la personne serait vite identifiée. Néanmoins, il est capital que les employés puissent exprimer ce qui ne va pas, ou suggérer des améliorations, donner des idées.

Le mieux reste de mettre en place une communication interne qui suscite la confiance, et permette à chacun de s’exprimer, dans le respect. Sinon il est difficile d’envisager un système qui permette de conserver l’anonymat.

L’affiche reste une valeur sûre. Mais dans les TPE, elle sera plutôt pour des questions techniques (par exemple, utilisation d’une machine). Elle ne doit pas se substituer à un échange direct, lorsqu’il est possible, ni servir à se défiler (par exemple pour l’annonce d’une mauvaise nouvelle ou pour régler ses comptes). Sinon elle crée une distance qui pourra être mal vécue par les employés et créer des tensions.

Même si l’on est aussi dans le management, les événements annuels, fêtes ou anniversaires sont source de cohésion et permettent d’instaurer une communication interne détendue (même par la suite). Il est préférable d’éviter de parler « travail » lors de ces occasions : c’est le moment de mieux se connaître et de parler de l’actualité, voire de s’amuser autour d’activités fédératrices.

communication interne

Conclusion

La communication interne (surtout dans une TPE) est très liée au management. Il s’agit souvent d’une question de personne, tout simplement.

Certains dirigeants provoquent eux-mêmes de nombreux problèmes internes, voire avec des clients, à cause de leur mauvaise communication. Elles est pourtant source d’enrichissement, de motivation et d’engagement des employés.

Il est capital qu’aucun employé ne se sente exclu ou laissé de côté, notamment par les réunions. Il s’agit d’un juste milieu entre faire respecter l’autorité, et permettre une certaine liberté d’expression.

Les entreprises qui ont une bonne communication interne sont plus à même de gérer correctement les conflits et générer de la motivation comme de l’innovation. L’absentéisme est moindre, les employés sont plus engagés envers l’entreprise et plus productifs. L’entreprise, même de taille très modeste, a tout à gagner à mettre en place une communication interne de qualité !

Sandra PEREZ – Harmony Com
Spécialiste en communication pour TPE

Merci à Pixabay pour les images.

 

Harmony Com
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Sortie d'une école de commerce (marketing et gestion), après quelques expériences commerciales, je suis tombée dans le web dès 99. Webmaster freelance dès 2004, j'étais déjà spécialisée TPE ! Avec le web 2.0, j'ai repris une activité plus conforme à mes compétences : la communication pour TPE. Ma philosophie : du sur mesure qui va à l'essentiel ! Conseil / accompagnement - Rédaction commerciale - Social média - Print / logo
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